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豫章师范学院档案整理及数字化加工服务(招标公告)

所属地区 江西 - 南昌 预算金额
项目编号 JXMTZFCG【2024】046 投标截止日期
招标单位 豫章**学院 招标联系人/电话
代理机构 江西**********公司 代理联系人/电话
  • 公告详情
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[****市本级][线下]****关于****(********【****】***)的电子化****采购公告

****关于****(********【****】***)的电子化****采购公告

项目概况

**** 招标项目的潜在投标人应在 ****省公共资源交易网 获取招标文件,并于 ****年**月**日 **点**分 (北京时间)前递交投标文件。

*、项目基本情况:

项目编号:********【****】***

项目名称:****

采购方式:****

预算金额:******.** 元

最高限价:******.**

采购需求:

采购条目编号 采购条目名称 数量 单位 采购预算(人民币) 技术需求或服务要求
洪购************** 支持地方高校改革发展资金 * ******.**元 详见公告附件

合同履行期限:在签定合同后*个月内完成。

本项目不接受联合体投标。

*、申请人的资格要求

*、本项目依照《****省财政厅关于推行****供应商资格信用承诺制的通知》赣财购〔****〕*号文,采用供应商资格信用承诺函方式,供应商在资格审查阶段提供了满足相应条件的书面承诺后,可不再提供以下证明材料,但信用承诺函中须包含以下内容: (*)具有独立承担民事责任的能力; (*)具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度; (*)具有履行合同所必需的设备和专业技术能力; (*)有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录; (*)参加****活动前*年内,在经营活动中没有重大违法记录; (*)法律、行政法规规定的其他条件。 *、供应商特定资格条件: 无 。 *、落实****政策需满足的资格要求: (*)本项目是专门面向中小企业采购项目,供应商应在中华人民共和国境内依法设立,是依据国务院批准的中小企业划分标准确定的中型企业、小型企业和微型企业,但与大型企业的负责人为同*人,或者与大型企业存在直接控股、管理关系的除外,或为监狱企业、残疾人福利性单位(响应文件中必须按要求提供中小企业声明函扫描件或监狱企业证明函扫描件或残疾人福利性单位声明函扫描件)。 (*)本项目落实促进中小企业发展、监狱企业扶持、****节约能源政策、****环境保护政策、残疾人就业等****政策,具体详见采购文件。 *、与其他供应商之间,单位负责人为同*人或者存在直接控股、管理关系的,不得参加同*合同项下的****活动。 *、为本采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的,不得再参加此项目的其他采购活动。 *、供应商被“信用中国”网站列入失信被执行人和重大税收违法失信主体的、被“中国****网”网站列入****严重违法失信行为记录名单(处罚期限尚未届满的),不得参与本项目的****活动。

*、获取采购文件:

时间:****年**月**日 至 ****年**月**日,每天上午*:**至**:**,下午**:**至**:**(北京时间,法定节假日除外 )(磋商文件的发售期限自开始之日起不得少于*个工作日)

地点:****省公共资源交易网

方式:网上报名下载磋商文件

售价:*.**元

*、响应文件提交:

****年**月**日 **点**分 (北京时间)(从磋商文件开始发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于**日;从谈判文件开始发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于*个工作日;从询价通知书开始发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止不得少于*个工作日)

地点:****市公共资源交易中心第*-*开标室

*、开启:

****年**月**日 **点**分 (北京时间)

地点:****市公共资源交易中心第*-*开标室

*、公告期限:

自本公告发布之日起*个工作日。

*、其他补充事宜:

*、供应商必须在规定的报名时间内,在****省公共资源交易平台电子交易系统(****://***. *******. **/***/)使用**锁进行网上报名,并网上下载磋商文件。未按照采购公告中“*、获取采购文件方式”报名的,导致报名未成功后果由供应商自行承担。 *、本项目采用“不见面开标”系统开标,供应商无需到开标现场,现场环节全部转为不见面开标系统线上操作。供应商在投标截止时间前进入****省公共资源交易网-不见面开标大厅进行线上签到(具体详见****省公共资源交易网→帮助中心→操作手册→公共资源交易中心不见面开标系统供应商操作手册),否则无法进入后续的开标环节,因此引起的*切问题由供应商自行承担。 *、在投标截止时间前,各供应商必须在不见面开标系统页面进行在线签到,否则无法进入后续的开标环节。如供应商未在投标截止时间前在线签到,按无效标处理。 *、供应商对开标过程或中标结果有异议的,可将异议内容以书面形式提出并加盖单位公章后扫描上传至本项目不见面开标大厅“开标异议文字提问”栏中。 *、响应文件解密时间:在采购代理机构宣布开始解密响应文件后,所有供应商在**分钟内必须完成解密。若在规定时间内供应商未解密完成,解密无效,系统将其响应文件退回,视为无效标。 *、供应商应仔细阅读“不见面开标系统建设项目-供应商操作手册(****)(下载地址:*****://****.*******.***.**/***/****/******/**********.****”具体要求详见“不见面开标系统注意事项”,如有疑问请联系新点工作人员(***-***-****)。 *、根据****市财政局《关于推进****市****线上合同融资工作的通知》,有融资需求的供应商在获得中标(成交)通知书后可通过“线上政采贷”,申请不超过*** 贷款利率加***个基点的贷款产品,相关政策及信息通过登录“****市财政局官网-****专栏”查询。

*、凡对本次采购提出询问,请按以下方式联系:

*.采购人信息

名称:****

地址:****市梅岭大道****号

联系方式:****-********

*.采购代理机构信息

名称:****

地址:****省****市红谷滩新区赣江中大道****号新地中心写字楼***

联系方式:****-********

*.项目联系方式

项目联系人:****、吴周艳、刘旭灵、唐正、史济荣

电话:****-********

第*章采购需求
*、服务及其它要求
(*)、项目需求
序号 项目内容 数量 备注
* 文书档案规范化整理 ****卷 根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,以卷为单位进行整理,拆除装订物、分类、排序、组卷、敲页码、信息录入装订、填写案卷封面、卷内目录以及最终装盒上架。(按实际整理数量计费).注:会计档案盒由中标供应商负责。
* 科研档案规范化整理 ****卷 根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,以卷为单位进行整理,拆除装订物、分类、排序、组卷、敲页码、信息录入装订、填写案卷封面、卷内目录以及最终装盒上架。(按实际整理数量计费).注:会计档案盒由中标供应商负责。
* 基建档案规范化整理 ****卷 根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,以卷为单位进行整理,拆除装订物、分类、排序、组卷、敲页码、信息录入装订、填写案卷封面、卷内目录以及最终装盒上架。(按实际整理数量计费).注:会计档案盒由中标供应商负责。
* 教学档案规范化整理 ****卷 根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,以卷为单位进行整理,拆除装订物、分类、排序、组卷、敲页码、信息录入装订、填写案卷封面、卷内目录以及最终装盒上架。(按实际整理数量计费).注:会计档案盒由中标供应商负责。
* 会计档案规范化整理 *****册 根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,以卷为单位进行整理,拆除装订物、分类、排序、组卷、敲页码、信息录入装订、填写案卷封面、卷内目录以及最终装盒上架。(按实际整理数量计费).注:会计档案盒由中标供应商负责。
* 档案目录采集 ******条 按《档案著录规则》(**/***-****)、****档案馆的著录要求将档案信息手动录入学校档案管理系统。(按实际录入数量计费)
* 档案数字化加工 ******页 要求全部采用彩色扫描、***格式和***格式,纸质扫描分辨率≥******。特殊情况下,如文字偏小,密集,清晰度较差等,应适当提高分辨率。扫描件手动挂接到学校档案管理系统(按实际扫描数量计费)
(*)技术需求
*.符合档案相关标准
*.*《连续色调静态图像的数字压缩及编码第*部分:要求和指南》(**/******.*-****)
*.*《*致性测试》(**/******.*-****)
*.*《电子文件归档与电子档案管理规范》(**/******—****)
*.*《档案著录规则》(**/***-****)
*.*.《归档文件整理规则》(**/***-****)
*.*《纸质档案数字化规范》(**/***-****)
*.*《****省纸质档案数字化管理与技术规范》(****)
*.*《档案级可录类光盘**-*、***-*、***+*技术要求和应用规范范》(**/***-****)
*.*《文书类电子文件元数据方案》(**/***-****)
*.**《****省文书类电子档案著录与数据格式规范》(****)
*.**《****省档案局文书类电子档案元数据方案》(****)
*.**《****省归档文件整理规范》
*.**《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
*.档案整理要求
按****档案馆的整理要求,对各立卷单位产生的纸质档案进行规范化整理。
*.*按卷整理
*.*.*对产生的档案按卷根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和
文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,
以卷为单位进行整理,拆除装订物、排序、组卷、敲页码、档案信息录入、装订、填写案卷
封面、卷内目录以及最终上架。
*.*.*确定归档文件的“卷”
归档文书立卷的方法就是根据文书的特征或文书的保存价值,或者根据文书形成的客观
规律进行组卷。
*.*.*.*按保管期限组卷
按保管期限组卷就是按照国家档案局规定的永久、定期保管期限的不同,对属于不同保
管期限的文件材料分别组卷,为今后的档案管理与鉴定提供方便。
*.*.*.*按文件形成的客观规律组卷
所谓客观规律,就是文件形成的起因、先后顺序、前后衔接及*系列固有的程序和手续,
也就是公文产生的自然过程。如*件事、*项工作、*个问题、*个案件等,就不宜分散打
乱,应各自集中*起立卷,以保证它们之间的自然联系。按文件形成的客观规律组卷最典型
的就是会议文书的按会议组卷。按会议组卷,就是以*次或*类会议为*个案卷进行组卷。
*.*.*.*按文件特征组卷
按文件特征组卷,就是将具有共同特征的和有密切联系的文件结合在*起立卷,以便于
日后的查找和利用。文件本身*般具备*个特征:问题特征、时间特征、文种特征、作者特
征、通讯者特征和地区特征。除了这*个特征外,在实际工作中文件的特征还有来源特征(收、
发文机关)、载体特征(制成材料)、形状规格特征(如图纸、奖牌、礼品、题词等)。
(*)问题特征:问题特征是指文件内容所反映的事件、人物、事物、问题或工作性质。
按问题特征立卷,就是将反映同*事件、人物、事物、问题或工作性质的文件组合在*
起集中立卷。
(*)时间特征:时间特征即年度特征。这里所指的时间有*个方面:*是指文件形成
的时间;*是指文件内容所限制和针对的时间。
按时间特征立卷,即将属于同*时间(年度、时期、季度、学年、月份等)的文件组合
在*起集中立卷。
(*)文种特征:文种特征是指文件种类的名称。按文种特征立卷,就是将文种相同的
文件组合在*起立卷。
(*)机构特征:也称为作者特征,是指制发文件的组织按作者特征立卷,就是将同*
作者的文件组合在*起立卷。
(*)通讯者特征:通讯者特征是作者特征的特殊形式,是指*个以上机关就某*问题
或几个问题进行工作联系形成的来往文书。通讯者是指文件的收发或问答双方。按通讯者特
征立卷,就是将*个以上机关就某*问题或几个问题进行工作联系形成的来往文件组合在*
起立卷。
(*)地区特征:地区是指文件内容所涉及的地区。按地区特征立卷,就是将内容所涉
及同*地区的文件组合在*起立卷。
“*个特征立卷法”是文书档案基本的立卷方法,即根据文件在问题、作者、时间、名
称、地区和通讯者特征*个方面的共同点将文件组合成案卷。比如:把同*个作者的文件组
成*卷;把同*个会议的文件组成*卷;等等。
*.*.*.*结合并灵活运用“*个特征”组卷
按照文件的*个特征立卷时,*般不单*地采用某个特征组成案卷,而是综合分析文件
之间的关系,选择其中最能说明客观情况的几个特征作为组卷的依据。结合运用“*个特征”,
就是要求在*个案卷中至少运用到*个以上的特征来组卷。
*.扫描技术要求
纸质档案:分辨率:≥******;颜色:彩色;格式:***和***;
*.扫描加工要求
根据采购方提供的工作单核对、修改目录,将档案实体按照实际扫描页重新编号并填写
到工作单中,作为文件的质检依据。
*.*启钉、拆分时,须保证纸张的平整、抚平边角。
*.*要求采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描,避免纸张褶皱、撕裂、破
损等情况的发生。
*.*档案纸张质地脆弱,不适合反复拆装订的,应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。
*.*要求全部采用彩色扫描、***格式,纸质扫描分辨率≥******,特殊情况下,如
文字偏小,密集,清晰度较差等,应适当提高分辨率。
*.*扫描时,应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比
度设置,保证原始扫描图像效果与原件吻合。
*.*要求采用平板进纸方式扫描,尽量确保纸张扫描时放置端正,从而保证原始扫描图
像无歪斜,减少后期处理可能带来的图像失真。
*.*对于档案中的“筒子页”,应当平摊开后进行整幅扫描;折子页、图纸、表格等应
整页扫描;超长页进行分页扫描后,要拼接成*页。
*.*未著录的条目要求补录,著录错误的条目要进行修改。
*.扫描图像处理
扫描后的原始图像需要进行优化处理,使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具
体情况,要进行如下图像处理:
*.*图像歪斜:要求采用自动或手动纠偏功能,调整图像角度。图像偏斜度不超过*
度,对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。
*.*图像脏点、脏斑:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、
黑边等应进行去污处理。为了节省存储空间,应对图像进行裁边处理,去除多余白边。处理
过程中应遵循保持档案原貌的原则。
*.*图像深浅不*:要求采用平衡功能,调整图像深浅*致。
*.*图像拼接处信息要完整,不能缺少信息。
*.*要求提供用户档案数据原始***和双层***格式各*份,将原始***格式和***
格式的图象数据和对应的目录数据*式*份保存到移动硬盘,并对图像进行编目。
*.条目著录要求
按《档案著录规则》(**/***-****)、****档案馆的著录要求将档案信息手动
录入学校档案管理系统。
*.档案整理、装订
档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。具体装订要求如下:
*.*遵循尽可能保持档案原貌的原则,对扫描后的档案进行装订。
*.*档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行,不可更换装订的位置。
*.*对于装订时部分页面必须进行折叠的,应以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠
就尽量不折叠。
*.*档案装订必须采用专业装订线进行装订,不可使用金属装订物;如原始档案中发现
金属装订物,应予以剔除。
*.*档案装订,应遵循“*对齐”要求,即装订线*侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐。
*.*档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订,尽量不要新打孔装订,力
求保护原件。
*.在线归档数据
*.*档案扫描完成后,需要与馆藏现有的计算机目录数据校对且**对应。其中,扫描
文件以卷为单位进行存储,案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹;卷内目录应对应
到相应页数的图像文件。
*.*供应商应确保档案目录数据与档案扫描图像**对应,并将正确的数据手动导入豫
章师范学院档案馆内现有档案数据库中,确保加工扫描成果在采购方所使用的档案管理系统
中有效检索和显示,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录***%挂接正确。
*.离线移交存储(既通过移动硬盘移交数据)
离线移交存储中*般*卷档案的影像文件必须存放在同*个移动硬盘上,不允许拆分。
要求提交原始扫描图像(***≥******)和转换后的图像(*********)数据盘各*套。***
数据盘应包括:本盘内所包含档案卷号及图像清单(*****格式)、档案扫描图像文件和档
案目录数据。
*.项目分批及成果验收
采购方按批次提供案卷给供应商,***卷为*批。采购方对供应商质检后的扫描图像进
行抽检,抽检率为**%。当抽检图象合格率达到**%时,采购方可提供下*批次案卷,但供
应商需对错误数据重新检查修改,直到合格率达***%。如整体抽检合格率低于**%,采购方
有权不予提供错误数据并且不再提供下*批案卷,并将该批案卷全部退回给供应商重新检查
修改,直到质检合格,由此造成的后果由供应商负责。
**.安全保密要求
供应商需与****签订保证档案实体和档案信息安全的保密协议,不得截留和向
第*方泄露所涉及的档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据,确保档案信息的安全
保密,若有违反,依据《中华人民共和国档案法》追究责任。
注:以上服务要求供应商必须完全响应或优于,否则作无效标处理。
*、商务及其它要求
*、服务地点:以采购人指定地点为准。
*、服务期:在签定合同后*个月内完成,成交供应商应配足人员、设备确保项目如期完
成。
*、付款方式:合同签订后*天内采购人支付合同总金额的**%作为项目预付款,按照采
购需求总页数核算的工作量;项目完成工作量的**%,甲方支付至合同总额的**%;完成***%
并通过最终验收后,采购人支付实际金额剩余费用。(注:本项目经费结算,按照最终成交
单价和实际完成的加工页数、录入条目数、整理件/卷数计算为准。供应商在响应文件中所
报扫描单价、录入单价、整理单价作为本项目最终结算依据,按照实际完成工作量乘以相
应单价,然后相加算出项目结算价。)
*、验收:
(*)建立服务质量考核及评分*览表,定时进行考核。
(*)建立供应商的履约评价机制,对恶意低价中标带来的质量问题和安全隐患进行综
合评分,严把项目验收关,评价结果交给行政主管部门,记入供应商的信用记录。对于可能
涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购以及其他相关情况,供应商应当在
后期合同中载明。
*、质保期:供应商服务范围内加工的数字化成果,质保期为在项目完成验收后的**
个月。
*、服务标准:按照采购人的要求完成,符合****省档案馆的标准。
*、本项目为交钥匙项目,供应商必须以人民币报价,报价中必须包括为完成本项目的
服务管理工作所涉及到的*切费用。包括但不仅限于人员费用(工资、全年福利、伙食、管
理、培训、社会保险、加班费、各项补贴等),服务所用设备、工具购置及维护费用,服务
所用材料消耗费用、管理费用、税金、合同实施过程中的应预见和不可预见费用等完成本采
购内容所需的*切费用。
注:以上所有商务要求供应商必须完全满足,否则响应无效。
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