第*章采购需求
*、服务及其它要求
(*)、项目需求
序号 |
项目内容 |
数量 |
备注 |
* |
文书档案规范化整理 |
****卷 |
根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,以卷为单位进行整理,拆除装订物、分类、排序、组卷、敲页码、信息录入装订、填写案卷封面、卷内目录以及最终装盒上架。(按实际整理数量计费).注:会计档案盒由中标供应商负责。 |
* |
科研档案规范化整理 |
****卷 |
根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,以卷为单位进行整理,拆除装订物、分类、排序、组卷、敲页码、信息录入装订、填写案卷封面、卷内目录以及最终装盒上架。(按实际整理数量计费).注:会计档案盒由中标供应商负责。 |
* |
基建档案规范化整理 |
****卷 |
根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,以卷为单位进行整理,拆除装订物、分类、排序、组卷、敲页码、信息录入装订、填写案卷封面、卷内目录以及最终装盒上架。(按实际整理数量计费).注:会计档案盒由中标供应商负责。 |
* |
教学档案规范化整理 |
****卷 |
根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,以卷为单位进行整理,拆除装订物、分类、排序、组卷、敲页码、信息录入装订、填写案卷封面、卷内目录以及最终装盒上架。(按实际整理数量计费).注:会计档案盒由中标供应商负责。 |
* |
会计档案规范化整理 |
*****册 |
根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,以卷为单位进行整理,拆除装订物、分类、排序、组卷、敲页码、信息录入装订、填写案卷封面、卷内目录以及最终装盒上架。(按实际整理数量计费).注:会计档案盒由中标供应商负责。 |
* |
档案目录采集 |
******条 |
按《档案著录规则》(**/***-****)、****档案馆的著录要求将档案信息手动录入学校档案管理系统。(按实际录入数量计费) |
* |
档案数字化加工 |
******页 |
要求全部采用彩色扫描、***格式和***格式,纸质扫描分辨率≥******。特殊情况下,如文字偏小,密集,清晰度较差等,应适当提高分辨率。扫描件手动挂接到学校档案管理系统(按实际扫描数量计费) |
(*)技术需求
*.符合档案相关标准
*.*《连续色调静态图像的数字压缩及编码第*部分:要求和指南》(**/******.*-****)
*.*《*致性测试》(**/******.*-****)
*.*《电子文件归档与电子档案管理规范》(**/******—****)
*.*《档案著录规则》(**/***-****)
*.*.《归档文件整理规则》(**/***-****)
*.*《纸质档案数字化规范》(**/***-****)
*.*《****省纸质档案数字化管理与技术规范》(****)
*.*《档案级可录类光盘**-*、***-*、***+*技术要求和应用规范范》(**/***-****)
*.*《文书类电子文件元数据方案》(**/***-****)
*.**《****省文书类电子档案著录与数据格式规范》(****)
*.**《****省档案局文书类电子档案元数据方案》(****)
*.**《****省归档文件整理规范》
*.**《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
*.档案整理要求
按****档案馆的整理要求,对各立卷单位产生的纸质档案进行规范化整理。
*.*按卷整理
*.*.*对产生的档案按卷根据《高等学校档案实体分类法》、《机关文件材料归档范围和
文书档案保管期限规定》、《****省纸质档案数字化管理与技术规范》等相关标准进行分类,
以卷为单位进行整理,拆除装订物、排序、组卷、敲页码、档案信息录入、装订、填写案卷
封面、卷内目录以及最终上架。
*.*.*确定归档文件的“卷”
归档文书立卷的方法就是根据文书的特征或文书的保存价值,或者根据文书形成的客观
规律进行组卷。
*.*.*.*按保管期限组卷
按保管期限组卷就是按照国家档案局规定的永久、定期保管期限的不同,对属于不同保
管期限的文件材料分别组卷,为今后的档案管理与鉴定提供方便。
*.*.*.*按文件形成的客观规律组卷
所谓客观规律,就是文件形成的起因、先后顺序、前后衔接及*系列固有的程序和手续,
也就是公文产生的自然过程。如*件事、*项工作、*个问题、*个案件等,就不宜分散打
乱,应各自集中*起立卷,以保证它们之间的自然联系。按文件形成的客观规律组卷最典型
的就是会议文书的按会议组卷。按会议组卷,就是以*次或*类会议为*个案卷进行组卷。
*.*.*.*按文件特征组卷
按文件特征组卷,就是将具有共同特征的和有密切联系的文件结合在*起立卷,以便于
日后的查找和利用。文件本身*般具备*个特征:问题特征、时间特征、文种特征、作者特
征、通讯者特征和地区特征。除了这*个特征外,在实际工作中文件的特征还有来源特征(收、
发文机关)、载体特征(制成材料)、形状规格特征(如图纸、奖牌、礼品、题词等)。
(*)问题特征:问题特征是指文件内容所反映的事件、人物、事物、问题或工作性质。
按问题特征立卷,就是将反映同*事件、人物、事物、问题或工作性质的文件组合在*
起集中立卷。
(*)时间特征:时间特征即年度特征。这里所指的时间有*个方面:*是指文件形成
的时间;*是指文件内容所限制和针对的时间。
按时间特征立卷,即将属于同*时间(年度、时期、季度、学年、月份等)的文件组合
在*起集中立卷。
(*)文种特征:文种特征是指文件种类的名称。按文种特征立卷,就是将文种相同的
文件组合在*起立卷。
(*)机构特征:也称为作者特征,是指制发文件的组织按作者特征立卷,就是将同*
作者的文件组合在*起立卷。
(*)通讯者特征:通讯者特征是作者特征的特殊形式,是指*个以上机关就某*问题
或几个问题进行工作联系形成的来往文书。通讯者是指文件的收发或问答双方。按通讯者特
征立卷,就是将*个以上机关就某*问题或几个问题进行工作联系形成的来往文件组合在*
起立卷。
(*)地区特征:地区是指文件内容所涉及的地区。按地区特征立卷,就是将内容所涉
及同*地区的文件组合在*起立卷。
“*个特征立卷法”是文书档案基本的立卷方法,即根据文件在问题、作者、时间、名
称、地区和通讯者特征*个方面的共同点将文件组合成案卷。比如:把同*个作者的文件组
成*卷;把同*个会议的文件组成*卷;等等。
*.*.*.*结合并灵活运用“*个特征”组卷
按照文件的*个特征立卷时,*般不单*地采用某个特征组成案卷,而是综合分析文件
之间的关系,选择其中最能说明客观情况的几个特征作为组卷的依据。结合运用“*个特征”,
就是要求在*个案卷中至少运用到*个以上的特征来组卷。
*.扫描技术要求
纸质档案:分辨率:≥******;颜色:彩色;格式:***和***;
*.扫描加工要求
根据采购方提供的工作单核对、修改目录,将档案实体按照实际扫描页重新编号并填写
到工作单中,作为文件的质检依据。
*.*启钉、拆分时,须保证纸张的平整、抚平边角。
*.*要求采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描,避免纸张褶皱、撕裂、破
损等情况的发生。
*.*档案纸张质地脆弱,不适合反复拆装订的,应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。
*.*要求全部采用彩色扫描、***格式,纸质扫描分辨率≥******,特殊情况下,如
文字偏小,密集,清晰度较差等,应适当提高分辨率。
*.*扫描时,应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比
度设置,保证原始扫描图像效果与原件吻合。
*.*要求采用平板进纸方式扫描,尽量确保纸张扫描时放置端正,从而保证原始扫描图
像无歪斜,减少后期处理可能带来的图像失真。
*.*对于档案中的“筒子页”,应当平摊开后进行整幅扫描;折子页、图纸、表格等应
整页扫描;超长页进行分页扫描后,要拼接成*页。
*.*未著录的条目要求补录,著录错误的条目要进行修改。
*.扫描图像处理
扫描后的原始图像需要进行优化处理,使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具
体情况,要进行如下图像处理:
*.*图像歪斜:要求采用自动或手动纠偏功能,调整图像角度。图像偏斜度不超过*
度,对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。
*.*图像脏点、脏斑:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、
黑边等应进行去污处理。为了节省存储空间,应对图像进行裁边处理,去除多余白边。处理
过程中应遵循保持档案原貌的原则。
*.*图像深浅不*:要求采用平衡功能,调整图像深浅*致。
*.*图像拼接处信息要完整,不能缺少信息。
*.*要求提供用户档案数据原始***和双层***格式各*份,将原始***格式和***
格式的图象数据和对应的目录数据*式*份保存到移动硬盘,并对图像进行编目。
*.条目著录要求
按《档案著录规则》(**/***-****)、****档案馆的著录要求将档案信息手动
录入学校档案管理系统。
*.档案整理、装订
档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。具体装订要求如下:
*.*遵循尽可能保持档案原貌的原则,对扫描后的档案进行装订。
*.*档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行,不可更换装订的位置。
*.*对于装订时部分页面必须进行折叠的,应以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠
就尽量不折叠。
*.*档案装订必须采用专业装订线进行装订,不可使用金属装订物;如原始档案中发现
金属装订物,应予以剔除。
*.*档案装订,应遵循“*对齐”要求,即装订线*侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐。
*.*档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订,尽量不要新打孔装订,力
求保护原件。
*.在线归档数据
*.*档案扫描完成后,需要与馆藏现有的计算机目录数据校对且**对应。其中,扫描
文件以卷为单位进行存储,案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹;卷内目录应对应
到相应页数的图像文件。
*.*供应商应确保档案目录数据与档案扫描图像**对应,并将正确的数据手动导入豫
章师范学院档案馆内现有档案数据库中,确保加工扫描成果在采购方所使用的档案管理系统
中有效检索和显示,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录***%挂接正确。
*.离线移交存储(既通过移动硬盘移交数据)
离线移交存储中*般*卷档案的影像文件必须存放在同*个移动硬盘上,不允许拆分。
要求提交原始扫描图像(***≥******)和转换后的图像(*********)数据盘各*套。***
数据盘应包括:本盘内所包含档案卷号及图像清单(*****格式)、档案扫描图像文件和档
案目录数据。
*.项目分批及成果验收
采购方按批次提供案卷给供应商,***卷为*批。采购方对供应商质检后的扫描图像进
行抽检,抽检率为**%。当抽检图象合格率达到**%时,采购方可提供下*批次案卷,但供
应商需对错误数据重新检查修改,直到合格率达***%。如整体抽检合格率低于**%,采购方
有权不予提供错误数据并且不再提供下*批案卷,并将该批案卷全部退回给供应商重新检查
修改,直到质检合格,由此造成的后果由供应商负责。
**.安全保密要求
供应商需与****签订保证档案实体和档案信息安全的保密协议,不得截留和向
第*方泄露所涉及的档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据,确保档案信息的安全
保密,若有违反,依据《中华人民共和国档案法》追究责任。
注:以上服务要求供应商必须完全响应或优于,否则作无效标处理。
*、商务及其它要求
*、服务地点:以采购人指定地点为准。
*、服务期:在签定合同后*个月内完成,成交供应商应配足人员、设备确保项目如期完
成。
*、付款方式:合同签订后*天内采购人支付合同总金额的**%作为项目预付款,按照采
购需求总页数核算的工作量;项目完成工作量的**%,甲方支付至合同总额的**%;完成***%
并通过最终验收后,采购人支付实际金额剩余费用。(注:本项目经费结算,按照最终成交
单价和实际完成的加工页数、录入条目数、整理件/卷数计算为准。供应商在响应文件中所
报扫描单价、录入单价、整理单价作为本项目最终结算依据,按照实际完成工作量乘以相
应单价,然后相加算出项目结算价。)
*、验收:
(*)建立服务质量考核及评分*览表,定时进行考核。
(*)建立供应商的履约评价机制,对恶意低价中标带来的质量问题和安全隐患进行综
合评分,严把项目验收关,评价结果交给行政主管部门,记入供应商的信用记录。对于可能
涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购以及其他相关情况,供应商应当在
后期合同中载明。
*、质保期:供应商服务范围内加工的数字化成果,质保期为在项目完成验收后的**
个月。
*、服务标准:按照采购人的要求完成,符合****省档案馆的标准。
*、本项目为交钥匙项目,供应商必须以人民币报价,报价中必须包括为完成本项目的
服务管理工作所涉及到的*切费用。包括但不仅限于人员费用(工资、全年福利、伙食、管
理、培训、社会保险、加班费、各项补贴等),服务所用设备、工具购置及维护费用,服务
所用材料消耗费用、管理费用、税金、合同实施过程中的应预见和不可预见费用等完成本采
购内容所需的*切费用。
注:以上所有商务要求供应商必须完全满足,否则响应无效。