技术需求
（*）项目概况
为进*步推动****财经大学档案信息化建设，将****—****年
度的文书、教学、外事、科研、基建、设备等门类纸质档案的数字化
进行业务外包工作。为确保后期档案查询利用效果，在本次项目中，
已具备电子目录的，需要对档案条目信息进行校对修正，无电子目录
的需要补录，对档案库房存档案资料进行电子化扫描、图像处理、数
据条目入库、挂接、机读目录上传、全文数据质检等。本次数字化加
工包括：档案整理，扫描与图像处理，修改已有案卷级和文件级，部
分新建案卷级和文件级目录，部分拟写案卷级和文件级题名，以全宗
为单位打印*套纸质文件级目录，填写和打印案卷封面、备考表与卷
内文件目录，案卷装订，档案盒盖号、装盒，制作移交*套数字化成
果移动硬盘、**西数移动硬盘和*套监控录像移动硬盘。文书档案
源版图像数据以彩色***格式移交，再合成*套双层***格式移交，
其中，***格式以******形成的全文数据移交。目录数据以***或
**格式移交。
（*）服务需求
*、服务范围：本次数字化加工包括前整理、编页码、条目的著
录、质检、实体档案的扫描、挂接、打印盒脊等。
具体工作量如下：
| 序号 |
工作内容 |
服务项目 |
单位 |
数量 |
| * |
档案扫描 |
档案扫描 |
页 |
****** |
| * |
档案扫描 |
图纸扫描 |
张 |
*** |
| * |
档案整理 |
前整理 |
件 |
**** |
| * |
档案整理 |
编页码 |
个 |
****** |
| * |
档案整理 |
打印档案盒 |
个 |
**** |
| * |
档案整理 |
装订 |
件 |
**** |
| * |
|
卷 |
|
档案整理 |
|
**** |
| * |
档案著录 |
条目著录 |
条 |
***** |
| * |
质检 |
条目质检 |
条 |
***** |
| * |
挂接 |
条目挂接 |
条 |
***** |
| * |
挂接 |
图片挂接 |
页 |
****** |
*、服务质量标准（详见数字化技术要求）符合以下规范性引用
与参考文件标准规范：
（*）《连续色调静态图像的数字压缩及编码第*部分：要求和
指南》（**/******.*-****）（*）《连续色调静态图像的数字压缩及
编码第*部分：*致性测试》（**/******.*-****）（*）《电子
文件归档与管理规范》（**/******-****）（*）《档案著录规则》（**/*
**-****）（*）《纸质档案数字化技术规范》（**/***-****）（*）
《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（**/***-****）（*）《文
书类电子文件元数据方案》（**/***-****）（*）《****省档案馆文书
类电子档案元数据方案》（*）《****省文书类电子档案著录与数据格
式规范》（**）《档案修裱技术规范》**/***-****（**）***********
归档规范。
*、服务要求数字化技术要求：
*.*、服务质量总体要求
（*）按照国家标准《纸质档案数字化技术规范》，扫描过程中遵
循“尽可能保持档案原貌”的原则,不对档案原件造成损伤和丢失，
否则供应商赔偿采购人的损失。
（*）档案扫描图像与原件*致整洁、清晰，扫描图像、目录数
据、元数据的质量符合采购方的相关规范与要求。
（*）严格管理、明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理
机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，数字化加工中不能撕
裂、破坏档案，对档案及其信息的处理要在采购人的许可下进行。
（*）确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记
录。具体工作包括数字化前处理、目录著录、档案扫描、建立元数据
库、图像处理、数据质检、文件存储与备份、文件目录与全文的挂接、
质量自检、档案装订，并确保扫描图像、档案还原入库、挂接的质量、
数字化验收移交，并能在****财经大学数字档案管理系统平台顺利使
用，确保档案及其档案信息的安全。
（*）成交供应商必须负责采购人向省档案局的电子档案移交工
作时提供相关技术支持并确保电子档案符合移交规范和要求。按照
《****省档案馆电子档案移交与接收暂行办法》有关要求。
*.*、档案交接要求
档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。必须在加工
场所设立临时档案库房，有规范的管理制度，指定专人（组长）管理
档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流
程单，做好调档交接等各环节的登记工作。
*.*、数字化前处理要求
（*）要在扫描前先检查案卷质量以保证数字档案与实体档案的
对应，应根据实际情况做好前处理工作，以确保数字化加工质量。
（*）在扫描之前，要求对加工档案实体进行前整理，包括对案
卷内情况进行登记、扫描文件选择、拆卷、分件、排序、拟标题；档
案案卷级和文件级条目著录、目录数据校对、补录、目录打印和建库；
档案卷盒信息、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等
工作环节；
（*）对案卷封面上的全宗名称、案卷题名、责任者、文种、保
管期限、时间、文字等书写是否规范，前后是否统*；档号（全宗号、
目录号、案卷号、页号）是否正确，有无空号、重号现象；卷内文件
份数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录
不*致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆
卷、分件、排序、标页、拟标题等；
（*）检查档案实体页码情况，原页码无误的不做修改；无页码
或原页码错误、遗漏的需用铅笔重新编制页码；
（*）按要求区分同*案卷中的扫描件和非扫描件，并建立扫描
件与非扫描件区分标识，同时在《纸质档案前处理工作流程单》上注
明需扫描文件的起止页码、纸张大小和数量等，为提高扫描效率做好
基础工作；
（*）为提高数字化产品质量，档案数字化时允许拆卷，但拆卷
时必须在保护档案不受损害的前提下拆除装订物（档案内的成册文献
书籍资料不拆卷）；
（*）按照国家档案局《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，
根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱
技术，对档案进行抢救行复原。
*.*、扫描加工业务要求
（*）根据采购人提供的工作单核对目录，修改有错误的目录并
将档案实体按照实际扫描页号重新编号并填写到工作单中，作为文件
和质检依据；
（*）在档案扫描前将档案拆分，保证纸张平整、抚平边角；
（*）采用先进的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张
撕裂、破损等情况的发生；
（*）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应
采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描；
（*）扫描图像用***或***存储格式，不高于**%原压缩率等
技术参数作源版数字副本；扫描分辨率不低于******；
（*）图像对比功能；双头实现画中画合并、*********（***
*像素）*********(****像素)功能，可以转换成可编辑的格式，
可输出多页***，***，****等图片格式；软件具备自动框选拍摄图
像，自动跟踪纠偏功能;根据环境自动曝光功能;图像压缩功能;自动
去除噪点功能;软件具备合同功能（正反*面合并为*张图片）,提供
专业***开发包；
（*）保证扫描图像效果与原件吻合，文字完整，清晰可见；
（*）折子页、图纸、表格等应整页扫描,不允许使用数码相机进
行数字化,超长页须采用专业的大图宽幅扫描仪*次性扫描成像，不
得拼接；
（*）扫描完成后的图像，打印体档案需要进行***识别，正确
率在**%以上（手写体及非标准字库等无法识别的除外），最终对照
条目，*件合成*个双层***文件，为后期全文检索提供有利依据。
***文件命名方式为“档号+件号”。
*.*、档案扫描总体要求
按照《中华人民共和国行业标准（**/***—****）纸质档案数字
化技术规范》，根据档案实体情况选用合适的扫描设备，图像分辨率
不低于******,特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，提
高分辨率。颜色采用真彩**位，***格式，每件档案保存形式***，
双层***。
（*）图像的尺寸大小要与原件相同，即原件为**纸尺寸，处理
后的图像也要是**纸尺寸；
（*）对历史档案中特殊纸质档案，有良好的处理技术与效果，
须对页面色彩不*的档案进行统*化处理（色彩过深的部分淡化处理，
过浅的部分加深处理），须进行去污处理；
（*）对历史档案中透明材质进行非透明化处理。
（*）除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先
进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件电子图像,双层***数
据的制作。双层***数据的图像版式和档案的原貌*致,双层***文
本数据无乱码和非法字符，能形成规范的***文本文件,文本识别准
确率达到**%以上。
*.*、图像质检要求
（*）图像要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打
印清晰；
（*）数据对应：档案目录数据（包含案卷目录和卷内目录）与
扫描图像***%正确对应；
（*）可以按“*录*校”方式来完成信息录入。采购人按批次
提供案卷给成交供应商，保证成交供应商正常作业的情况下，采购人
对成交供应商质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为**%。当抽检图
像合格率达到**%、扫描图像与案卷目录、卷内目录***%挂接正确时，
采购人提供下*批次案卷，但成交供应商需对错误数据重新检查修改，
直到合格率达***%。
*.*、著录要求
（*）根据《档案著录规则》（**/***-****）,建立案卷级目录、
文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，
并形成案卷级、文件级和专题目录数据库；
（*）已有目录数据存在各种不符合著录规则、错字、少字、著
录对象错误等问题的应进行修改，并采用专用字段标识修改状态。没
有题名或题名不能准确揭示文件内容时，应重拟文件题名，并用“[]”
括起；案卷级题名缺失、不准确或不规范时，重拟案卷级题名。
（*）保证著录数据的准确率，提供双机双录及校对软件，做到
目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照****省
档案局的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，
建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到
***%；
（*）目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出***、
*****、***和***格式进行保存；
（*）为保证目录数据的正确性，建立目录数据库管理系统日志，
记录旧数据修改与新增过程，并向档案馆提交*份纸质或机读著录清
单，标明与原有馆藏电子/纸制目录修改的项目及内容，以备数据验
收时查验；
（*）档案装订时，档案整理规范验收后的成品目录打印卷内目
录，加工完成验收后向采购人移交移动硬盘电子目录*套（含案卷级
目录和文件级目录）和纸质目录册*套。
（*）按照****财经大学综合档案管理系统的注入规则进行录入。
*.*、图像数据挂接要求
档案扫描完成后，按档案规范要求把经过数据字化的档案，需与
****财经大学数字档案综合管理系统中目录数据**对应，其中，扫
描文件以卷为单位进行存储，案卷目录与图像文件所在的文件夹相对
应；卷内目录与图像文件页数相对应，保证数据挂接正确性***%，
确保加工扫描成果在采购人所使用的档案综合管理系统中有效检索
和显示。
(*)元数据库以***、***等通用格式移交，验收移交前应确认
数字副本与元数据在数字档案管理系统中能够**对应并挂接成功；
(*)命名规则约定按照档案号命名。如档案号为“****-****-****
-***.****”的文件有*页，其源版数字副本命名按照页码顺序依次为
“****-****-****-***.****-***.***”、“****-****-****-***.****
-***.***”、“****-****-****-***.****-***.***”，其***识别后的
***文档命名为“****-****-****-***.****.***”，其双层***文档
命名为“****-****-****-***.*******”；
(*)原版数字副本、***和***格式数字副本存储目录结构为：\
数字档案或数据\全宗号\年度号\分类号\案卷号\文件级档案号；
(*)元数据库文件存储目录结构为：\著入文件\；
(*)数字化工作文档数字副本存储目录结构为：\授权文件\数字
化授权文件\。
(*)在****财经大学综合档案管理系统中挂接（包括目录与内容）。
*.*、质量保障要求
（*）质量自检，供应商必须建立严格的质量检测体系，对加工
的数据进行自检，自检达到采购人数据质量标准后，才能提交采购人
验收；
（*）过程管理，在进行档案前处理、数字化加工各环节均应进
行详细的登记；建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册；在数字
化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；完工验收时应提交工作
日志、产品质量检验、验收记录、场地工作影像等资料。
*.**、档案还原要求
（*）认真核对档案页码总数是否正确，核对文件排列顺序是否
正确，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报管理人员；
（*）在完成扫描后,经核对无误的档案，拆除过装订物的档案，
以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐，夹上卷封装订
成册，按档案保管的要求重新装订；
（*）不符合规范的档案卷盒，在档案馆确认的情况下进行更换。
对档案中所有不合格的案卷卷皮进行重新打印和更换；
（*）尽可能保持档案原貌，按照历史档案原有装订方向进行装
订，不可更换装订位置（如：改右装订为左装订）。尽可能按原有装
订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔。档案装订，应遵循“*对齐”
要求，即装订线*侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐；
（*）装订时尽可能减少折痕数，能不折叠就尽量不折叠；
（*）采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始
档案中发现金属装订物，应予以剔除；
*.**、数据质检要求
为保证项目的总体实施质量，要求成交供应商对数字化各环节进
行全面检查，具体质检目标如下：
（*）档案装订：实体档案还原装订，不可出现漏装、掉页；
（*）扫描图像检查：漏扫率控制为*；
（*）图像质量检查：对所有图像***%检查，修改存在问题图像；
（*）目录核对：目录全面校对，保证质量符合数字化施工标准；
（*）条目与图像挂接检查：挂接正确率达到***%；
（*）档案原始材料：***%不缺失。
*.**、档案入库要求
质检完成后要及时归还档案，不缺少、缺漏档案原件，保证档案
原件完好完整，与采购人项目管理人员办理书面归还手续。
*.**、验查要求
（*）档案实体验收，逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。
检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订；样品
数据验收,应先期完成**卷且不少于**页档案数字化加工样品，
并将样品数据交由采购人预检，验收合格后需签订加工标准确认单，
所有档案数字化加工成品均应符合样品标准；
（*）数据抽检，以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数
据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。*个类目的
档案，数据验收时抽检的比率不得低于**%。成交供应商应拥有档案
数字化加工质检管理软件，并提供用户质检报告。每月定期向采购人
提供数字化情况进展报告和费用使用及结余情况；
（*）验收指标，目录数据库与图像文件完全对应，档案实体还
原装订，无缺页、掉页；
（*）验收审核，数据验收以抽检方式进行，如有不合格的，成
交供应商应及时修改；在验收中检出的错误，成交供应商及时、无偿
予以纠正；全部档案验收合格后，经采购人签字确认有效。
*.**、数据备份要求
（*）应做好档案数字化加工过程数据的日常备份与汇总；
（*）数据备份也要进行检验，主要包括备份数据能否打开、数
据信息是否完整，文件数量是否准确等；
（*）经验收合格的档案数字化成果应进行完整备份。为保证数
据安全，除在线备份外至少应选择*种离线备份载体（如移动硬盘、
磁带、蓝光光盘、***光盘等），相同内容的离线备份介质应复制至
少*套。离线备份介质应妥善保存并定期检查能否被正确读取，不宜
直接提供利用；
（*）数据备份应包括：已数字化档案的案卷号及图像清单（*****
格式)；档案扫描图像文件和档案目录数据光盘自带检索调阅程序（光
盘自运行）；
（*）项目验收后，中标商需向采购人要提供*套备份数据:*套
数据存储在容量为**的机械硬盘，*套数据存储在容量为**的移动
硬盘（品牌建议为：西数或希捷），同时移交数字化主机硬盘。
*.**、量的统计及折算要求
（*）扫描：本项目所涉及每“页”以**幅面计算，超出**幅
面时应以折算成**幅面的数量结算，工程图纸除外。
（*）建目录数据：以条为单位进行报价。对原来遗漏未建案卷
级、文件级目录的档案，应新建目录。按****财经大学档案案卷级、
文件级目录数据库结构和著录细则进行著录、录入，要求进行双机校
对，并与捕获的元数据合成元数据库。
（*）完善原有目录数据：不单独报价。
*.**、作业环境及设备要求
（*）档案数字化加工要求在****财经大学档案管理中心进行，
采购人提供场地、桌椅；
（*）成交供应商提供数字化加工所需的所有设备及物品，以保
证本项目的顺利实施。设备及物品主要包括：电脑、扫描仪、打印机、
移动硬盘、插线板、打码机、装订设备、归档章、全宗名称橡皮章、
档号章和耗材等。
（*）成交供应商提供数字化加工所需的数字化加工正版软件必
须符合《****省纸质档案数字化管理与技术规范》要求能捕获元数据，
且按照《****省纸质档案数字化管理与技术规范》的要求将*个元数
据写入目录数据库表中，并具备双录双校、扫描、录入、自动抽检等
功能；
（*）按采购人的保密、安全要求进行设备处理及对场地提供监
控器设置的建议方案，以及数字化加工过程中的软硬件及网络的维护
工作，数字化加工场地禁止连接外网。
*.**、人员要求
要有必要措施保证*支相对稳定的扫描队*，其中不能有外籍人
员，扫描人员要严格遵守采购人的保密、安全各项要求，供应商应具
有稳定的数字化服务团队，投入本项目人员不低于*人，全部人员需
要具有档案行政管理部门颁发的培训证书（谈判响应文件中须提供证
书扫描件或复印件加盖单位公章、电子证书有效）,投入本项目的工
作人员未征询甲方同意，不得随意更换。
*.**、保密要求
本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不
得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服
务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现
场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。
（*）保密措施:*、供应商需提供保证档案实体和档案信息安全
的具体措施和承诺，供应商在响应文件中必须详细描述保密措施；*、
采购人与成交供应商须签署《安全保密协议书》，参加本项目工作的
成交供应商员工须签署《保密责任书》；*、企业承诺不含外资背景，
所有人员不含外籍人员；*、不允许加工方转包中标项目，*经发现
立即终止合同；*、成交供应商应将现场服务员工名单及身份证等证
明复印件交与采购人备案；*、成交供应商应自备实时监控影像设备
并接受采购人现场实时监控等安防措施安排，项目完成经验收后，保
留*套完整的工作音像数据交于采购方，设备经检验确认后方可撤回。
（*）保密责任：在档案数字化加工过程中，如因成交供应商原
因造成的泄密事故，由成交供应商承担全部责任。
（*）信息安全：*、严格遵守有关保密、档案法律法规和采购人
的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正
常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将
追究相关责任人责任；*、项目工作人员必须具备*定的档案业务知
识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验；*、签订
保密协议，加强对工作人员的保密教育。加工产品单位须在合同中进
行责任约定（签订安全保密责任书）；在工作期间必须遵守采购人相
关保密制度，严格执行《档案数字化工作档案安全管理及保密要求》
的规定；*、建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案
及档案信息的私自复制行为。工作人员不得以任何形式将各项档案资
料带出指定工作现场，工作人员不得携带手机进入现场不得以任何形
式进行泄漏、传播档案信息，不得无故查看、讨论档案内容；*、扫
描加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全
和保密。不允许私自使用有移动存储设备，任何加工数据不能私自带
出工作区域，加工设备不允许接入互联网。废弃纸张不得自行销毁，
提交采购人在指定地点处理；*、项目完成经验收后，保留*套硬盘
数据交于采购方，其他所有硬盘数据必须同采购方面对面进行格式化
操作处理，设备经检验确认后方可撤回。
*.**、档案整理
根据高校档案分类法，结合****财经大学档案整理实际情况，满
足档案项目管理利用的功能需求。根据文件材料的形成规律，保持其
有机联系和便于利用查考的组卷原则，对文件材料的内容、价值、数
量和载体形式进行系统整理。
（*）排列卷内文件材料文字材料的排列：正件在前，附件在后；
印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
（*）修整文件材料：*、拆除卷内金属物，对破损的材料进行修
补；*、特殊的如基建文件材料采用卷皮、卷盒（装）等方式协商保
管。
（*）编写页号：*、成卷装订的文件材料，卷内文件必须编页号。
卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应*面编*个页号（页
号的位置具体协商）。*、以件为单位，在每件文件材料的右上角加盖
单位章盒标明件号，并逐*填写。
（*）填写卷内文件目录卷内文件目录按统*固定格式置于卷内
文件之前，*律用计算机**打印。
（*）拟写案卷题名及脊背盒案卷题名应简洁、准确地揭示卷内
文件的内容，主要包括文件名称或代字（号）、结构、阶段名称、文
件类型名称等。
（*）案卷装订：*、整卷装订时，应在装订前去掉卷内文件上的
金属物，订口和地脚与卷皮平齐，采用*孔*线法装订；*、以件装
订的，应在装订前去掉卷内文件上的金属物，订口和地脚与卷皮平齐，
采用*孔直角法装订，顺次放入档案盒中。
*.**、元数据
为保障源版数字副本的真实、完整、可靠与可用，数字化系统应
按照《可交换图像文件格式》（****）标准要求，自动在数字图像头
文件中写入*个元数据值，并确保写入信息不丢失；*个元数据写
入要求如下：
（*）设备制造商：按制造商规范名称写入、
（*）设备型号：按设备型号规范号写入、
（*）数字化时间：按**/*****-****《数据元和交换格式信息
交换日期和时间表示法》规定的格式著录：****-**-*****:**:**、
（*）色彩空间：规范名称写入
*.**、其他
其他未尽事宜，按照《****省纸质档案数字化管理与技术规范》
执行。
注：以上技术要求须完全满足或优于,否则作无效响应处理。
功能介绍
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